6 conseils et demi pour avoir des réunions productives

Les hauts gestionnaires passeraient 60 heures par mois en réunion, et 50% de ce temps serait du temps perdu. Voici donc 6 conseils applicables à tous pour faire de vos réunions des modèles d'efficacité!

1. Faites un ordre du jour et envoyez-le aux participants à l'avance.

2. Délimitez la portée et les objectifs de la réunion et partagez là aux participants.

3. Les questions et commentaires doivent être en relation avec l'ordre du jour. Si ce n'est pas le cas, mettez-les de côté pour les traiter à la fin de la rencontre.

4. Prenez des notes ou enregistrez la rencontre (ou désignez quelqu'un pour le faire).

5. Faites suivre les minutes de la rencontre aux participants en surlignant les questions ou réponses traitées.

6. Faites le suivi sur les questions en suspens et ne faites pas d'autres réunions tant qu'il n'y a pas d'autres actions à entreprendre.

Et un petit dernier pour la route : il paraît que tenir des réunions debout rend les choses plus efficaces. À tester!

Via Effective Communication in Business & Life

Trois conseils et demi pour la rédaction de vos courriels

Dans ma vie professionnelle, le courriel est un outil surutilisé : trop de texte, trop de personnes en copie conforme (cc), des discussions qui n'en finissent plus, etc.

Un article du Huffington Post soulève ce problème qui nuit à la productivité dans bon nombre d'entreprises. Steve Jobs était connu pour faire des courriels très courts, et assez tranché, pour s'adresser à des clients qui se plaignaient des produits d'Apple. Si j'avais une start-up, je n'écrirais jamais comme ça à mes clients, mais j'imagine que lorsqu'on est patron de la pomme, on peut se le permettre.

L'article montre aussi (point très intéressant que j'ai pu également constaté dans mon environnement de travail), que les courriels très courts (une phrase maximum), sont l'usage de la haute direction et des cadres supérieurs. Plus vous êtes haut placé, plus vous pouvez vous permettre ce genre de courriel (peut-être que si je me mets à le faire, je vais grimper plus facilement dans la hiérarchie!).

Voici trois conseils que je me permets de vous résumer comme suit (traduction et interprétation libre de moi-même) :

1. Allez droit au but. Votre interlocuteur n'a pas besoin de toute la mise en contexte que vous jugez nécessaire. Ça peut vous paraître important, mais pas pour la personne à qui vous vous adressez.

2. Soignez l'objet de votre courriel. Les personnes qui reçoivent vos courriels devraient comprendre avec l'objet ce que vous voulez, car avec votre nom, c'est le premier élément qu'on lit habituellement quant on reçoit un courriel. Exemple : si vous souhaitez organiser un 5 à 7 jeudi prochain, mettez-le dans votre objet, tout le monde saura de quoi vous parlez. Si vous voulez un suivi, écrivez "Pour suivi", etc.

3. Soyez polis. Ce n'est pas parce que vous faites court que vous devez éviter les "bonjour", "s'il vous plaît" et "merci" qui s'imposent. Personnellement, j'en place toujours un ou deux, ça prend une demi-seconde, et ça fait plaisir à votre interlocuteur qui se sentira davantage considéré (et plus enclin à faire ce que vous lui demandez).

Et enfin, dernier conseil (qui est davantage une conséquence du "faire court") : écrire de manière courte montre la confiance que vous avez dans votre propos. Non seulement votre interlocuteur saura facilement ce que vous voulez, mais il aura une meilleure image de vous!